Manejar tu tiempo puede ser difícil: lo que es urgente y lo que es importante son habitualmente cosas diferentes y muchas veces no lo apreciamos así. Esto se refleja especialmente en tu salud, donde los temas importantes casi nunca parecen realmente urgentes aunque tu vida dependa de ellos.
No, ir al gimnasio hoy no es urgente, pero es importante para tu salud a largo plazo. No, no morirás de stress hoy, pero si no cambias este hábito pronto, quizás a largo plazo sí. No, comer comida real y no procesada no es necesario para que sigas viviendo hoy, pero reducirá tu futuro riesgo de enfermedades y cáncer.
¿Hay algo que podamos hacer al respecto? Si todos tenemos 24 horas en un día, ¿cómo podemos usarlas de manera más efectiva? Y todavía más importante, ¿cómo podemos manejar nuestro tiempo para vivir más saludables y más felices, para hacer las cosas que sabemos que son importantes y aún tener tiempo para manejar las responsabilidades que son urgentes? Estoy batallando para obtener una repuesta, tal como tú, pero en mi experiencia hay 3 consejos para manejar tu tiempo que funcionan en la vida real y te ayudarán a mejorar tu salud y productividad.
1. Elimina el trabajo a medias a cualquier precio
En nuestra era de distracción constante es realmente fácil dividir nuestra atención entre lo que debiéramos estar haciendo y las cosas con las que la sociedad nos bombardea. Usualmente, nos encontramos balanceando la necesidad de enviar mensajes, e-mails, las listas con cosas por hacer y al mismo tiempo tratando de terminar cosas. Es algo muy raro que nos encontremos totalmente focalizados en la tarea que estamos realizando.
A esta división de tiempo y energía lo llamo “trabajo a medias”. Aquí hay algunos ejemplos de trabajos a medias…
Comienzas a escribir un informe, pero en un momento, paras para revisar su teléfono o sin ninguna razón abres Facebook o Twitter.
Intentas una nueva rutina de ejercicios, pero dos días después lees sobre una ‘nueva’ rutina e intentas un poco de esa también. No obtienes mucho progreso en ninguno de los dos programas y comienzas a buscar algo mejor.
Tu mente se pone a pensar en la bandeja de entrada de tu e-mail cuando hablas con alguien por teléfono.
Independientemente de dónde o cómo caes en la trampa del trabajo a medias, el resultado siempre es el mismo: nunca estás totalmente focalizado en la tarea que estás realizado, rara vez te comprometes con una tarea por periodos largos de tiempo y te toma el doble de tiempo el lograr la mitad de lo que quieres conseguir.
El trabajo a medias es la razón por la cual te es posible terminar más trabajos en los últimos días antes de irte de vacaciones (cuando realmente te concentras) que en las dos semanas previas (cuando estas constantemente distraído).
Como la mayoría de las personas, también lidio con este problema todo el tiempo y la mejor forma que he encontrado para superarlo es dejar una cantidad significativa de tiempo para focalizarme en un proyecto y eliminar todo lo demás.
Dejo un par de horas (o a veces un día entero) para sumergirme en un proyecto importante. Dejo mi teléfono en otra habitación y cierro mi e-mail, Facebook y Twitter.
Esta eliminación total de las distracciones es la única manera en la que puedo trabajar de manera focalizada y profunda, y evitar sesiones fragmentadas donde realmente estás haciendo todo a medias.
¿Cuánto más podrías lograr si hicieras lo que necesitas hacer, de la manera que necesitas hacerlo y eliminaras el trabajo a medias con el que lidiamos todos los días?
2. Haz las cosas importantes primero
El desorden y el caos tienden a incrementar a medida que pasa el día. Al mismo tiempo, las decisiones que tomas a lo largo del día tienden a llevarse parte de tu fuerza de voluntad: es menos probable que tomes buenas decisiones al final del día.
He descubierto que esto mismo se aplica en mis rutinas. A medida que voy avanzando tengo menos y menos fuerza de voluntad para terminar, o realizar tareas difíciles. Por todas esas razones, trato de asegurarme que si hay algo importante que tengo que hacer, lo hago al principio de mi día.
Si tengo un informe importante que escribir, tomo un vaso de agua y me pongo a escribir apenas empiezo el día. Si haces lo más importante primero nunca tendrás un día donde dejaste de lado algo que realmente debías hacer. Al seguir esta simple estrategia, usualmente terminarás teniendo días productivos incluso si no todo sale acorde a tu plan.
3. Reduce el alcance pero sigue la programación
Ya he escrito sobre la importancia de una cierta programación. Hay ocasiones en las que las fechas de entrega tienen sentido, pero estoy convencido que cuando se trata de trabajo importante a largo plazo, seguir una programación es mucho más efectivo.
Sin embargo, cuando se trata del día a día, seguir un cierto horario no es tan fácil: Pregúntale a cualquiera que se propone ejercitar todos los lunes, miércoles y viernes y te pueden contar lo difícil que es realmente apegarse a ese plan y no fallar.
Para contrarrestar las distracciones que salen de la nada y superar la tendencia de no hacer lo que tengo que hacer, planifica primero, día a día. Así será mucho más sencillo saber cuanto te has podido separar de tu programa y reestructurar lo necesario para volver al camino trazado.
Por ejemplo, digamos que te despiertas hoy con la intención de correr 5 kilómetros en la tarde. Durante el día todo se disparata y el tiempo se empieza a acabar: Ahora sólo tienes 20 minutos para hacer ejercicio.
En este punto, tienes dos opciones: La primera es decir, “No tengo suficiente tiempo para correr hoy,” y ocupar el tiempo que te queda trabajando en otra cosa. Esto es lo que solía hacer.
La segunda opción es reducir el alcance pero seguir con tu rutina: en vez de correr 5 kilómetros, corres menos o haces 5 repeticiones cortas de velocidad: Te ciñes a tu planificación y ejercitas sin importar cuánto. Esta última visión es mucho más efectiva que la primera. No importa cuáles sean las circunstancias o lo pequeño que sea el ejercicio que harás, sabes que vas a terminar lo que tienes que hacer hoy. Esa es la manera en que pequeñas metas se convierten en hábitos diarios en tu vida.
Termina algo hoy, incluso si el alcance es mucho más pequeño de lo que habías anticipado.
